NỘI DUNG

Yêu cầu

1. TÀI SẢN VÀ NGUỒN VỐN

Quản lý tổng thể về tài sản và nguồn vốn

Theo các mẫu biểu báo cáo tài chính

Quản lý chi tiết về tài sản, dụng cụ

Quản lý lượng, giá trị tài sản, dụng cụ mua về

Quản lý lượng, giá trị tài sản, dụng cụ đưa vào sử dụng, luân chuyển và tồn kho

Quản lý lượng, giá trị tài sản, dụng cụ hỏng, mất

Khấu hao tài sản, dụng cụ

2. NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG

Nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự, thống kê, tra cứu thông tin nhân sự

Tiền lương

Ước lượng tiền lương phải thanh toán mỗi tháng

Cập nhật, tính lương thưởng hàng tháng

Thống kê tiền lương đã thanh toán, tạm ứng, còn phải trả, …

3. ĐỊNH MỨC VÀ TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU

Định mức cho đồ uống, đồ ăn

Định mức nguyên vật liệu tiêu hao cho từng đồ uống, món ăn

Định mức tiêu hao một số nguyên vật liệu theo tỷ lệ doanh thu, …

So sánh định mức và tiêu hao thực tế

Dựa vào định mức, số lượng sản phẩm tiêu thụ và kiểm kê định kỳ để xác định chênh lệch giữa định mức tiêu hao và xuất kho thực tế. Từ đó có đánh giá quản lý sử dụng nguyên vật liệu tốt hay không.

4. GIÁ THÀNH SẢN PHẨM

Giá thành tổng cộng

Nếu doanh nghiệp không tính giá thành chi tiết từng sản phẩm ăn, uống. Thì giá thành/giá vốn của các đồ uống, món ăn là tổng cộng giá vốn của các nguyên vật liệu xuất kho theo định mức.

Về mặt kế toán: Các chi phí nguyên liệu, nhiên liệu xuất kho ghi nợ vào tài khoản 632. Hoặc qua 621, 622, 627 -> 154 -> 632.

Vì đồ uống, đồ ăn chế biến là sản phẩm dùng hết ngay không có tồn kho nên các nhà hàng thường dùng phương án này để xác định giá vốn

Giá thành chi tiết sản phẩm

Tính giá vốn của từng món ăn theo phương pháp giá thành định mức. Nếu tính giá thành chi tiết từng sản phẩm thì sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn.

5. NHẬP XUẤT TỒN KHO

NVL, HÀNG HÓA

Nhập mua, nhập thành phẩm

Nhập mua nguyên vật liệu, hàng hóa từ bên ngoài

Xuất điều chuyển

Điều chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu giữa các kho/bộ phận

Xuất tiêu hao nguyên vật liệu

Dựa vào định mức và lượng SP tiêu thụ để tính xuất tiêu hao nguyên vật liệu theo ngày hoặc khoảng thời gian.

Hàng hóa xuất bán

Các hàng hóa như bia, rượu bán cho khách

Báo cáo nhập xuất tồn

Thẻ kho, báo cáo tồn, báo cáo nhập xuất tồn, bảng kê chi tiết/tổng hợp nhập kho/xuất kho

Hạn sử dụng

Thống kê hạn sử dụng của các nguyên vật liệu

Tồn kho min, max

Thống kê hàng, nguyên vật liệu tồn nhỏ hơn so với lượng min cho phép và lớn hơn lượng max cho phép

Kiểm kê hàng hóa

Cập nhật kiểm kê định kỳ

6. CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Công nợ với nhà cung cấp

Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn, hạn thanh toán, từng nhà cung cấp

Phải trả vay ngắn hạn, dài hạn

Quản lý các khế ước vay, thời hạn phải dải ngân

7. QUẢN LÝ QUỸ

Quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ quỹ

Khoản mục chi

Thống kê chi tiết, tổng hợp chi theo khoản mục của bộ phận văn phòng, bộ phận Bar, bếp

8. KHÁCH HÀNG

Thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng thường xuyên, khách VIP để có những hình thức chăm sóc hấp dẫn khách hàng vào những ngày kỷ niệm nhất định

Thẻ VIP

Cấp thẻ VIP cho khách hàng VIP, thống kế tích lũy điểm thông qua quá trình mỗi khách hàng qua lại nhà hàng. Để có hình thức phục vụ đặc biệt, chính sách giảm giá.

Thanh toán

Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ

Công nợ

Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng thường xuyên, khách VIP chưa thanh toán.

9. QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Thông tin cho mỗi lượt khách

+ Nhân viên bản ghi order khách yêu cầu: Order có thể đặt trước lúc khác đến hoặc trực tiếp

+ Nhân viên bar, bếp: Chế biến các đồ uống, món ăn

+ Nhân viên thu ngân: Thanh toán với khách hàng

+ Thông tin đối với mỗi khách:

Giờ đến, các order đã gọi sắp xếp theo trình tự thời gian, nhân viên bàn phục vụ, nhân viên thu ngân hoặc ca thu ngân, số bàn/phòng, chi tiết đồ uống, món ăn, thời gian bắt đầu gọi mỗi món, giờ thanh toán, hình thức thanh toán.

Kết nối giữa các bộ phận bán hàng

+ Nhân viên bàn chuyển order vào bộ phận thu ngân cập nhật chi tiết bán hàng theo order

+ Trường hợp khu vực thu ngân, BAR, Bếp gần nhau có thể chuyển thực đơn trực tiếp.

+ Trường hợp khu vực thu ngân cách xa khu vực BAR, bếp thì có thể sử dụng phương án: Tại khu vực Bếp hoặc Bar có máy tính và máy in nối mạng LAN với máy tính tại khu vực thu ngân, mỗi khi khách hàng order thêm thu ngân sẽ làm lệnh in tại khu vực Bar hoặc Bếp.

+ Có thể dùng chuông báo mỗi khi in hoặc đồ uống, ăn làm xong, ..

Sự linh hoạt trong việc cập nhật dữ liệu bán hàng và thu ngân

+ Song song cập nhật order của nhiều bàn/phòng

+ Mỗi bàn/phòng có thể order nhiều lần

+ Nhóm khách đông đến trước đến sau có thể phải gộp bàn, đổi bàn

+ Yêu cầu thao tác cập nhật dữ liệu cho mỗi khách hàng phải nhanh, chính xác, tiện dụng, tìm kiếm chọn đồ ăn, đồ uống linh hoạt

+ Yêu cầu thực hiện thanh toán phải nhanh, chính xác: Cập nhật nhanh đồ trách hàng không dùng hết trả lại, tiền phải trả lại khách. Thanh toán được nhanh khi có nhiều khách muốn thanh toán cùng một lúc. Tìm kiếm được nhanh bàn chưa thanh toán theo số bàn, khu vực, nhân viên phục vụ, …

Khuyến mại, chiết khấu, giảm giá

Để thu hút khách hàng đến nhà hàng, tại nhà hàng có thể có những hình thức khuyến mại, chiết khấu, giảm giá theo:

+ Theo chi tiết từng đồ ăn, đồ uống và khoảng ngày áp dụng

+ Theo giá trị hóa đơn

+ Theo thẻ VIP

+ Theo điểm tích lũy của khách hàng thường xuyên

Báo cáo, thống kê doanh thu

+ Báo cáo doanh thu bán hàng theo ca, ngày, khoảng thời gian

+ Báo cáo doanh thu bán hàng theo loại sản phẩm, nhóm sản phẩm, bộ phận Bar, bộ phận Bếp

+ Báo cáo TOP đồ uống, đồ ăn bán được nhiều

+ Báo cáo TOP khách hàng tạo doanh số cao cho nhà hàng

+ Biểu đồ doanh số theo loại sản phẩm hay nhóm sản phẩm

+ Biểu đồ doanh số theo khoảng thời gian

…

10. TỔNG HỢP VÀ QUẢN TRỊ

Tổng hợp dữ liệu

Tính khấu hao, phân bổ chi phí

Tính giá thành, giá vốn, kết chuyển giá vốn, doanh thu

Báo cáo quản trị

+ Báo cáo kết quản kinh doanh: Bộ phận Bar, bếp, theo tháng, quí, năm, lũy kế

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

+ Bảng cân đối kế toán

+ Bảng cân đối phát sinh các tài khoản

+ Bảng kê chi tiết phát sinh của các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả kinh doanh

+ Sổ chi tiết các tài khoản

+ Phân tích kết quả kinh doanh: tỷ lệ cost trên doanh thu, tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, …

+ Tổng hợp doanh thu, chiết khấu, giảm giá, chi phí, lợi nhuận theo các vụ việc nếu có(Tổ chức các đợt khuyến mại giảm giá nhân dịp ngày lễ …)

11. HỆ THỐNG

Tốc độ

Tốc độ cập nhật nhanh kể cả khi dữ liệu lớn lên sau nhiều năm

An toàn dữ liệu

Sao chép dữ liệu dự phòng ra thiết bị ngoại vi và copy trở lại được khi cần thiết

Phân quyền người sử dụng

+ Người quản trị (Admin)

+ Kế toán

+ Thu ngân

Phân quyền người sử dụng theo nhóm chức năng, theo quyền xem, thêm, sửa, xóa, theo vết chứng từ

12. ONLINE

Bảo mật

Bảo mật 4 lớp hoặc nhiều hơn: Qua account của công cụ kết nối, qua đăng nhập window, qua account truy cập phần mềm, qua account truy cập CSDL, …

Công cụ kết nối

Có thể dùng 5 công cụ kết nối từ xa nhanh, dễ sử dụng, miễn phí để điều khiển máy tính từ xa, kiểm tra doanh thu, chi phí … tại nhà hàng với điều kiện có internet ở hai nơi. Các công cụ như: Logmein, Teamviewer, VNC, Remote Desktop, …